Termeni și condiții de utilizare

1. Definiții

În sensul prezentului contract, următorii termeni au semnificațiile de mai jos:

• "Platformă"— aplicația web EU AI Comply, accesibilă la euaicomply.eu, inclusiv toate funcționalitățile, API-urile și documentația aferente.
• "Furnizor"— EU AI Comply, entitate înregistrată în România, furnizor al Platformei.
• "Client"— persoana juridică sau fizică autorizată care încheie un abonament și utilizează Platforma în scopuri profesionale sau comerciale.
• "Utilizator"— orice persoană fizică autorizată de Client să acceseze Platforma sub contul Clientului.
• "Date ale Clientului"— toate datele, documentele și informațiile încărcate, generate sau stocate de Client sau Utilizatori în Platformă.
• "Serviciu"— ansamblul funcționalităților puse la dispoziție prin Platformă conform planului de abonament ales.
• "Abonament"— dreptul de utilizare al Serviciului pentru perioada și condițiile convenite, contra plată.
• "EU AI Act"— Regulamentul (UE) 2024/1689 al Parlamentului European și al Consiliului privind inteligența artificială.

2. Acceptarea termenilor

Prin crearea unui cont, activarea unui abonament sau utilizarea Platformei, Clientul confirmă că: (a) a citit și înțeles prezentul contract; (b) are capacitate juridică și, dacă acționează în numele unei persoane juridice, are autoritatea de a angaja legal acea entitate; (c) acceptă termenii în mod necondiționat.

Dacă nu sunteți de acord cu oricare dintre acești termeni, nu aveți dreptul să utilizați Platforma. Continuarea utilizării după publicarea unor termeni actualizați constituie acceptarea versiunii noi.

3. Descrierea serviciului și limitele acestuia

EU AI Comply pune la dispoziție o platformă SaaS multi-tenant pentru gestionarea conformității cu Regulamentul (UE) 2024/1689 (EU AI Act). Serviciul include, în funcție de planul ales:

• Inventariere și clasificare sisteme AI după nivel de risc
• Gestionarea celor 28 de obligații EU AI Act aplicabile deployers și providers
• Document Vault pentru stocarea documentației tehnice și de conformitate
• Generator de rapoarte FRIA (Art. 27) și pachete de audit în format PDF
• Management incidente grave (Art. 73) și flux de notificare autorități
• Detector de schimbare a rolului provider (Art. 25)
• Evidențe training AI literacy (Art. 4)
• Jurnale operaționale (Art. 26) și istoric audit imutabil

Limitări esențiale:

• Platforma nu oferă și nu înlocuiește consultanța juridică sau de specialitate.
• Furnizorul nu garantează că utilizarea Platformei asigură conformitatea deplină cu EU AI Act sau cu alte acte normative aplicabile.
• Actualizările legislative (inclusiv modificările post-Omnibus) sunt integrate cu bună-credință dar pot interveni cu întârziere față de publicarea oficială.
• Evaluările și clasificările generate de Platformă sunt orientative și trebuie validate intern.

4. Înregistrare, cont și securitate

Clientul este responsabil pentru: (a) furnizarea de informații exacte și complete la înregistrare; (b) menținerea confidențialității credențialelor de acces; (c) toate acțiunile efectuate sub contul său, indiferent dacă sunt autorizate sau nu; (d) notificarea imediată a Furnizorului în caz de acces neautorizat la [email protected].

Fiecare cont este strict personal și netransferabil. Este interzisă partajarea credențialelor între utilizatori diferiți. Clientul poate adăuga utilizatori suplimentari în limita planului ales, prin mecanismele de invitare din Platformă.

Furnizorul implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate de securitate, inclusiv autentificare în doi factori (TOTP), criptare în tranzit (TLS 1.3) și izolare strictă a datelor per companie, aplicată la nivel de aplicație. Cu toate acestea, Clientul înțelege că nicio soluție de securitate nu oferă garanție absolută.

5. Abonamente, prețuri și facturare

Planuri disponibile: Starter, Growth și Enterprise. Detaliile fiecărui plan (prețuri, limite, funcționalități) sunt publicate pe pagina euaicomply.eu/pricing și pot fi modificate cu notificare prealabilă de 30 de zile.

Perioadă de probă: Toate planurile (Starter, Growth și Enterprise) includ o perioadă de probă de 14 zile, fără card de credit. La expirarea perioadei de probă, accesul este suspendat dacă nu se activează un abonament plătit.

Procesator de plăți — Paddle (Merchant of Record): Tranzacțiile de plată sunt procesate de Paddle.com Inc. (sau Paddle Payments Ltd., după caz), care acționează în calitate de Merchant of Record (MoR) pentru toate achizițiile efectuate pe Platformă. În această calitate, Paddle emite facturile fiscale către Client, colectează și remite TVA conform regulilor UE (OSS — One Stop Shop), și gestionează rambursările și contestațiile (chargebacks). Contractul de vânzare al abonamentului se încheie între Client și Paddle, nu între Client și EU AI Comply. Termenii de utilizare Paddle aplicabili cumpărătorilor sunt disponibili la paddle.com/legal/buyers.

Facturare: Abonamentele se facturează lunar sau anual (cu discount de 20% pentru facturare anuală), în avans. Prețurile afișate sunt exprimate în EUR și nu includ TVA. TVA-ul aplicabil este calculat și colectat de Paddle conform locației Clientului.

Întârzieri la plată: La neplata facturii la scadență, Furnizorul poate suspenda accesul la Platformă după un preaviz de 7 zile calendaristice transmis pe email. Deblocarea se face în termen de 24 de ore de la confirmarea plății.

Anulare și rambursare: Clientul poate anula abonamentul oricând din Platformă. Accesul continuă până la sfârșitul perioadei plătite. Nu se emit rambursări proporționale pentru perioadele neconsumate, cu excepția cazului în care anularea este determinată de o modificare substanțială a Serviciului sau de o eroare imputabilă Furnizorului.

6. Drepturi de utilizare și licență

Furnizorul acordă Clientului o licență limitată, neexclusivă, netransferabilă și revocabilă de a utiliza Platforma exclusiv în scopuri interne de conformitate ale organizației Clientului, pe durata abonamentului activ și în conformitate cu prezentul contract.

Este interzis:

• Copierea, redistribuirea sau sublicențierea Platformei sau a componentelor acesteia
• Utilizarea Platformei pentru a oferi servicii de conformitate terților contra cost, fără acordul scris al Furnizorului
• Reverse engineering, decompilarea sau dezasamblarea codului sursă al Platformei
• Utilizarea Platformei pentru activități ilegale, frauduloase sau care afectează terți
• Tentativele de a accesa date ale altor clienți sau de a depăși limitele de acces autorizate
• Utilizarea automatizată (scraping, crawling) fără acordul prealabil scris al Furnizorului

7. Proprietate intelectuală

Platforma, codul sursă, designul, algoritmii de clasificare, modelele de documente, metodologiile și toate materialele aferente sunt proprietatea exclusivă a Furnizorului sau a licențiatorilor săi și sunt protejate de Legea nr. 8/1996 privind dreptul de autor și drepturile conexe, precum și de reglementările UE aplicabile.

Datele Clientului rămân proprietatea exclusivă a Clientului. Furnizorul nu dobândește niciun drept de proprietate intelectuală asupra Datelor Clientului. Clientul acordă Furnizorului o licență limitată de a procesa Datele Clientului exclusiv pentru furnizarea Serviciului.

Feedback-ul transmis de Client Furnizorului poate fi utilizat fără restricții pentru îmbunătățirea Serviciului, fără obligația de a compensa Clientul.

8. Datele Clientului și confidențialitate

Furnizorul stochează Datele Clientului pe servere situate exclusiv în Uniunea Europeană. Accesul la Datele Clientului este restricționat tehnic prin izolare strictă a datelor per companie, aplicată la nivel de aplicație.

Furnizorul nu accesează Datele Clientului cu excepția cazurilor necesare pentru: (a) furnizarea Serviciului; (b) suport tehnic solicitat de Client; (c) obligații legale. Personalul Furnizorului care accesează date este supus obligațiilor de confidențialitate.

Prelucrarea datelor cu caracter personal este reglementată de Politica de Confidențialitate disponibilă la euaicomply.eu/privacy, parte integrantă a prezentului contract. În contextul GDPR, Furnizorul acționează ca operator împuternicit (processor) pentru datele cu caracter personal procesate în Platformă în numele Clientului. Un Acord de Prelucrare a Datelor (DPA) este disponibil la solicitare sau inclus în planul Enterprise.

9. Disponibilitate și niveluri de serviciu

Furnizorul depune eforturi rezonabile pentru a menține Platforma disponibilă. Disponibilitatea țintă este de 99,5% lunar pentru planurile Starter și Growth. Pentru planul Enterprise, un SLA de 99,9% uptime este disponibil la cerere, printr-un addendum contractual separat.

Sunt excluse din calculul disponibilității: (a) întreținerea programată, anunțată cu cel puțin 48 de ore în avans; (b) evenimentele de forță majoră; (c) disfuncționalitățile cauzate de Client sau de terți. Furnizorul notifică Clienții activi despre perioadele de mentenanță programate prin email și prin bannerul din Platformă.

10. Garanții și disclaimer juridic

Furnizorul garantează că: (a) deține drepturile necesare pentru a furniza Serviciul; (b) va implementa măsuri de securitate rezonabile; (c) va integra modificările legislative publicate oficial în cel mai scurt timp rezonabil posibil.

Declarații exprese de excludere a răspunderii:

• Platforma nu garantează obținerea sau menținerea conformității cu EU AI Act sau cu oricare altă reglementare.
• Clasificările și evaluările de risc generate de Platformă sunt orientative; responsabilitatea finală pentru clasificarea corectă a sistemelor AI aparține Clientului.
• Platforma nu înlocuiește obligația Clientului de a consulta un jurist, consultant în protecția datelor sau alt specialist calificat pentru situații specifice.
• Furnizorul nu răspunde pentru consecințele deciziilor de afaceri luate pe baza informațiilor din Platformă.
• Conținutul Bibliotecii Legale din Platformă este furnizat ca referință informativă și nu constituie interpretare juridică oficială.

11. Limitarea răspunderii

În limita maximă permisă de legislația aplicabilă, răspunderea totală a Furnizorului față de Client pentru orice pretenție decurgând din sau în legătură cu prezentul contract (indiferent de temeiul juridic: contract, delict civil, garanție sau altele) este limitată la suma plătită de Client Furnizorului în cele 12 luni anterioare evenimentului care a generat pretenția respectivă.

Furnizorul nu este în niciun caz răspunzător pentru: (a) pierderi indirecte, incidentale, speciale sau consecințiale; (b) pierdere de profit, pierdere de date sau pierdere de oportunitate de afaceri; (c) amenzi sau sancțiuni aplicate Clientului de autorități de reglementare; (d) pretenții formulate de terți împotriva Clientului.

Limitările de mai sus nu se aplică în cazul prejudiciilor cauzate cu intenție sau culpă gravă, fraudei, sau acolo unde limitarea este interzisă prin lege.

12. Suspendare și reziliere

Reziliere de către Client: Clientul poate rezilia contractul oricând prin anularea abonamentului din Platformă. Rezilierea produce efecte la expirarea perioadei plătite curente.

Suspendare pentru neplată: În cazul eșecului reînnoirii automate a abonamentului (plată respinsă de Paddle), accesul la Platformă se suspendă automat la expirarea perioadei plătite curente. Clientul este notificat prin email de Paddle și de Platformă. Accesul este restabilit automat la confirmarea plății. Datele Clientului sunt păstrate intacte pe durata suspendării, pentru o perioadă de maximum 60 de zile calendaristice de la data suspendării.

Reziliere pentru neplată: Dacă accesul rămâne suspendat pentru neplată timp de 60 de zile calendaristice consecutive, Furnizorul poate rezilia contractul unilateral, prin notificare scrisă transmisă cu 7 zile calendaristice înainte de data rezilierii. De la data rezilierii, Clientul beneficiază de o fereastră de 30 de zile pentru exportul Datelor, după care acestea sunt șterse ireversibil.

Reziliere de către Furnizor din alte motive: Furnizorul poate rezilia contractul cu efect imediat și fără compensație, prin notificare scrisă, în cazul în care Clientul: (a) încalcă substanțial prezentul contract și nu remediază încălcarea în 15 zile de la notificare; (b) utilizează Platforma în scop ilegal sau fraudulos; (c) furnizează informații false la înregistrare; (d) face obiectul insolvenței sau lichidării.

Efectele rezilierii: La reziliere, Clientul are dreptul să exporte Datele Clientului în format CSV/PDF timp de 30 de zile de la data efectivă a rezilierii, după care Furnizorul va șterge ireversibil toate Datele Clientului, cu excepția celor pe care Furnizorul este obligat să le păstreze prin lege.

13. Modificări ale termenilor și serviciului

Furnizorul poate modifica prezentul contract cu notificare de minimum 30 de zile calendaristice prin email la adresa de contact a Clientului și prin banner în Platformă. Modificările intră în vigoare la data indicată în notificare. Dacă Clientul nu este de acord cu modificările, poate rezilia contractul înainte de data intrării în vigoare, fără penalități, cu rambursare proporțională a sumelor plătite în avans.

Furnizorul poate adăuga funcționalități noi sau poate modifica interfața Platformei fără notificare prealabilă, cu condiția că nu sunt afectate funcționalitățile esențiale existente. Retragerea unor funcționalități esențiale se comunică cu cel puțin 30 de zile în avans.

14. Forță majoră

Niciuna dintre părți nu va fi răspunzătoare pentru întârzierea sau neexecutarea obligațiilor sale cauzată de evenimente de forță majoră, înțelese ca împrejurări independente de voința părților, imprevizibile și insurmontabile: calamități naturale, acte de terorism, conflicte armate, pandemii declarate de autorități, perturbări majore ale infrastructurii internet, acte ale autorităților publice. Partea afectată va notifica cealaltă parte în termen de 5 zile lucrătoare de la apariția evenimentului.

15. Legea aplicabilă și soluționarea litigiilor

Prezentul contract este guvernat de legislația română. Orice litigiu decurgând din sau în legătură cu acest contract va fi soluționat, în primă instanță, pe cale amiabilă, în termen de 30 de zile de la sesizarea scrisă a celeilalte părți. În lipsa unui acord amiabil, litigiile vor fi soluționate de instanțele judecătorești competente din București, România.

Pentru clienții care sunt consumatori (persoane fizice care acționează în afara activității lor profesionale), se aplică de asemenea drepturile prevăzute de OUG nr. 34/2014 privind drepturile consumatorilor în cadrul contractelor la distanță. Platforma SAL/ADR disponibilă online pentru consumatori este: https://ec.europa.eu/consumers/odr

16. Dispoziții finale

• Integralitate— Prezentul contract, împreună cu Politica de Confidențialitate, Politica de Cookies și orice Acord de Prelucrare a Datelor, constituie întregul acord dintre părți cu privire la obiectul său.
• Severabilitate— Dacă orice clauză a prezentului contract este declarată invalidă sau inaplicabilă, aceasta va fi interpretată în modul cel mai restrâns posibil pentru a o face aplicabilă sau, dacă nu este posibil, va fi eliminată fără a afecta restul contractului.
• Renunțare— Neexercitarea sau întârzierea exercitării unui drept de către oricare dintre părți nu constituie o renunțare la acel drept.
• Cesiune— Clientul nu poate ceda drepturile sau obligațiile sale din prezentul contract fără acordul prealabil scris al Furnizorului. Furnizorul poate ceda contractul în cazul unei reorganizări corporative, fuziuni sau achiziții, cu notificarea Clientului.
• Comunicări— Orice notificare formală se transmite prin email la adresele de contact ale părților. Notificările se consideră primite la 24 de ore de la transmitere, cu excepția cazului în care expeditorul primește o notificare de eroare.
• Limbă— Prezentul contract este disponibil în limbile română și engleză. În caz de divergență de interpretare, versiunea română prevalează pentru Clienții din România.