Termini e condizioni di utilizzo

1. Definizioni

Ai fini del presente contratto, i seguenti termini hanno i significati indicati di seguito:

• "Piattaforma"— l'applicazione web EU AI Comply, accessibile all'indirizzo euaicomply.eu, comprensiva di tutte le funzionalità, le API e la documentazione correlate.
• "Fornitore"— PFA Marian Matinca, impresa individuale autorizzata registrata in Romania, operante con il marchio EU AI Comply; contatto: [email protected]. I pagamenti e la fatturazione sono gestiti da Paddle in qualità di Merchant of Record (v. sezione 5).
• "Cliente"— la persona giuridica o la persona fisica autorizzata che sottoscrive un abbonamento e utilizza la Piattaforma per finalità professionali o commerciali.
• "Utente"— qualsiasi persona fisica autorizzata dal Cliente ad accedere alla Piattaforma tramite l'account del Cliente.
• "Dati del Cliente"— tutti i dati, i documenti e le informazioni caricati, generati o archiviati dal Cliente o dagli Utenti nella Piattaforma.
• "Servizio"— l'insieme delle funzionalità messe a disposizione tramite la Piattaforma secondo il piano di abbonamento scelto.
• "Abbonamento"— il diritto di utilizzare il Servizio per il periodo e alle condizioni concordati, a titolo oneroso.
• "EU AI Act"— il Regolamento (UE) 2024/1689 del Parlamento europeo e del Consiglio sull'intelligenza artificiale.

2. Accettazione dei termini

Creando un account, attivando un abbonamento o utilizzando la Piattaforma, il Cliente conferma: (a) di aver letto e compreso il presente contratto; (b) di avere la capacità giuridica e, qualora agisca per conto di una persona giuridica, il potere di vincolarla legalmente; (c) di accettare incondizionatamente i presenti termini.

Se non concordate con uno qualsiasi dei presenti termini, non siete autorizzati a utilizzare la Piattaforma. L'uso continuato dopo la pubblicazione di termini aggiornati costituisce accettazione della nuova versione.

3. Descrizione del servizio e limitazioni

EU AI Comply mette a disposizione una piattaforma SaaS multi-tenant per la gestione della conformità al Regolamento (UE) 2024/1689 (EU AI Act). Il Servizio comprende, a seconda del piano scelto:

• Inventario dei sistemi di IA e classificazione per livello di rischio
• Gestione dei 28 obblighi dell'EU AI Act applicabili ai deployer e ai fornitori
• Document Vault per l'archiviazione della documentazione tecnica e di conformità
• Generatore di rapporti FRIA (Art. 27) e pacchetti di audit in formato PDF
• Gestione degli incidenti gravi (Art. 73) e flusso di notifica alle autorità
• Rilevatore del passaggio al ruolo di fornitore (Art. 25)
• Registri della formazione di alfabetizzazione in materia di IA (Art. 4)
• Log delle operazioni (Art. 26) e audit trail immutabile

Limitazioni essenziali:

• La Piattaforma non fornisce e non sostituisce la consulenza legale o specialistica.
• Il Fornitore non garantisce che l'utilizzo della Piattaforma assicuri la piena conformità all'EU AI Act o ad altre normative applicabili.
• Gli aggiornamenti legislativi (comprese le modifiche post-Omnibus) sono integrati in buona fede, ma possono subire ritardi rispetto alla pubblicazione ufficiale.
• Le valutazioni e le classificazioni generate dalla Piattaforma sono indicative e devono essere validate internamente.

4. Registrazione, account e sicurezza

Il Cliente è responsabile di: (a) fornire informazioni accurate e complete al momento della registrazione; (b) mantenere la riservatezza delle credenziali di accesso; (c) tutte le azioni compiute tramite il proprio account, autorizzate o meno; (d) notificare immediatamente al Fornitore qualsiasi accesso non autorizzato all'indirizzo [email protected].

Ogni account è strettamente personale e non trasferibile. È vietata la condivisione delle credenziali tra utenti diversi. Il Cliente può aggiungere ulteriori utenti entro il limite del piano scelto, tramite i meccanismi di invito presenti nella Piattaforma.

Il Fornitore adotta misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate, tra cui autenticazione a due fattori (TOTP), crittografia in transito (TLS 1.3) e isolamento rigoroso dei dati per azienda, applicato a livello applicativo. Il Cliente comprende tuttavia che nessuna soluzione di sicurezza offre una garanzia assoluta.

5. Abbonamenti, prezzi e fatturazione

Piani disponibili: Starter, Growth ed Enterprise. I dettagli di ciascun piano (prezzi, limiti, funzionalità) sono pubblicati su euaicomply.eu/pricing e possono essere modificati con un preavviso di 30 giorni.

Periodo di prova: Tutti i piani (Starter, Growth ed Enterprise) includono un periodo di prova di 14 giorni, senza carta di credito. Alla scadenza del periodo di prova, l'accesso viene sospeso se non viene attivato un abbonamento a pagamento.

Gestore dei pagamenti — Paddle (Merchant of Record): Le transazioni di pagamento sono gestite da Paddle.com Inc. (o Paddle Payments Ltd., a seconda dei casi), che agisce come Merchant of Record (MoR) per tutti gli acquisti effettuati sulla Piattaforma. In tale veste, Paddle emette le fatture fiscali al Cliente, riscuote e versa l'IVA secondo le regole dell'UE (OSS — One Stop Shop) e gestisce rimborsi e chargeback. Il contratto di vendita dell'abbonamento è concluso tra il Cliente e Paddle, non tra il Cliente ed EU AI Comply. I termini di utilizzo di Paddle per gli acquirenti sono disponibili su paddle.com/legal/buyers. Il nostro processo d'ordine è gestito dal nostro rivenditore online Paddle.com. Paddle.com è il Merchant of Record per tutti i nostri ordini. Paddle gestisce tutte le richieste di assistenza clienti e i resi, in conformità con la Politica di rimborso disponibile su euaicomply.eu/en/refunds.

Fatturazione: Gli abbonamenti sono fatturati con cadenza mensile o annuale (con uno sconto del 20% per la fatturazione annuale), in via anticipata. I prezzi indicati sono espressi in EUR e non includono l'IVA. L'IVA applicabile è calcolata e riscossa da Paddle in base alla localizzazione del Cliente.

Ritardi di pagamento: In caso di mancato pagamento di una fattura alla scadenza, il Fornitore può sospendere l'accesso alla Piattaforma dopo un preavviso di 7 giorni di calendario inviato via email. L'accesso viene ripristinato entro 24 ore dalla conferma del pagamento.

Disdetta e rimborsi: Il Cliente può disdire l'abbonamento in qualsiasi momento dalla Piattaforma. L'accesso continua fino al termine del periodo pagato. Non sono previsti rimborsi pro rata per i periodi non utilizzati, salvo il caso in cui la disdetta sia causata da una modifica sostanziale del Servizio o da un errore imputabile al Fornitore.

6. Diritti di utilizzo e licenza

Il Fornitore concede al Cliente una licenza limitata, non esclusiva, non trasferibile e revocabile per utilizzare la Piattaforma esclusivamente per le finalità di conformità interne dell'organizzazione del Cliente, per la durata dell'abbonamento attivo e in conformità con il presente contratto.

È vietato quanto segue:

• Copiare, ridistribuire o concedere in sublicenza la Piattaforma o i suoi componenti
• Utilizzare la Piattaforma per fornire servizi di conformità a terzi a titolo oneroso, senza il consenso scritto del Fornitore
• Effettuare reverse engineering, decompilare o disassemblare il codice sorgente della Piattaforma
• Utilizzare la Piattaforma per attività illegali, fraudolente o dannose per terzi
• Tentare di accedere ai dati di altri clienti o di superare i limiti di accesso autorizzati
• L'utilizzo automatizzato (scraping, crawling) senza il previo consenso scritto del Fornitore

7. Proprietà intellettuale

La Piattaforma, il codice sorgente, il design, gli algoritmi di classificazione, i modelli di documenti, le metodologie e tutti i materiali correlati sono di proprietà esclusiva del Fornitore o dei suoi licenzianti e sono protetti dalla Legge romena n. 8/1996 sul diritto d'autore e sui diritti connessi, nonché dalle normative dell'UE applicabili.

I Dati del Cliente restano di proprietà esclusiva del Cliente. Il Fornitore non acquisisce alcun diritto di proprietà intellettuale sui Dati del Cliente. Il Cliente concede al Fornitore una licenza limitata per trattare i Dati del Cliente al solo fine di erogare il Servizio.

Il feedback trasmesso dal Cliente al Fornitore può essere utilizzato senza restrizioni per il miglioramento del Servizio, senza alcun obbligo di compenso nei confronti del Cliente.

8. Dati del Cliente e riservatezza

Il Fornitore archivia i Dati del Cliente su server situati esclusivamente nell'Unione europea. L'accesso ai Dati del Cliente è tecnicamente limitato mediante un isolamento rigoroso dei dati per azienda, applicato a livello applicativo.

Il Fornitore non accede ai Dati del Cliente se non quando necessario per: (a) l'erogazione del Servizio; (b) l'assistenza tecnica richiesta dal Cliente; (c) obblighi di legge. Il personale del Fornitore che accede ai dati è soggetto a obblighi di riservatezza.

Il trattamento dei dati personali è disciplinato dall'Informativa sulla privacy disponibile su euaicomply.eu/privacy, che costituisce parte integrante del presente contratto. Nel contesto del GDPR, il Fornitore agisce come responsabile del trattamento per i dati personali trattati nella Piattaforma per conto del Cliente. Un Accordo sul trattamento dei dati (DPA) è disponibile su richiesta o incluso nel piano Enterprise.

9. Disponibilità e livelli di servizio

Il Fornitore compie sforzi ragionevoli per mantenere la Piattaforma disponibile. La disponibilità obiettivo è del 99,5% su base mensile per i piani Starter e Growth. Per il piano Enterprise è disponibile, su richiesta, uno SLA di uptime del 99,9% mediante un addendum contrattuale separato.

Sono esclusi dal calcolo della disponibilità: (a) la manutenzione programmata, annunciata con almeno 48 ore di anticipo; (b) gli eventi di forza maggiore; (c) i malfunzionamenti causati dal Cliente o da terzi. Il Fornitore informa i Clienti attivi dei periodi di manutenzione programmata via email e tramite il banner della Piattaforma.

10. Garanzie ed esclusione di responsabilità legale

Il Fornitore garantisce che: (a) detiene i diritti necessari per fornire il Servizio; (b) adotterà misure di sicurezza ragionevoli; (c) integrerà le modifiche legislative pubblicate ufficialmente nel più breve tempo ragionevolmente possibile.

Dichiarazioni espresse di esclusione di responsabilità:

• La Piattaforma non garantisce il raggiungimento o il mantenimento della conformità all'EU AI Act o a qualsiasi altra normativa.
• Le classificazioni di rischio e le valutazioni generate dalla Piattaforma sono indicative; la responsabilità ultima della corretta classificazione dei sistemi di IA spetta al Cliente.
• La Piattaforma non sostituisce l'obbligo del Cliente di consultare un avvocato, un consulente per la protezione dei dati o altro specialista qualificato per situazioni specifiche.
• Il Fornitore non risponde delle conseguenze delle decisioni aziendali assunte sulla base delle informazioni presenti nella Piattaforma.
• I contenuti della Legal Library presenti nella Piattaforma sono forniti come riferimento informativo e non costituiscono un'interpretazione giuridica ufficiale.

11. Limitazione di responsabilità

Nella misura massima consentita dalla legge applicabile, la responsabilità complessiva del Fornitore nei confronti del Cliente per qualsiasi pretesa derivante dal presente contratto o ad esso connessa (indipendentemente dal fondamento giuridico: contratto, illecito civile, garanzia o altro) è limitata all'importo pagato dal Cliente al Fornitore nei 12 mesi precedenti l'evento che ha dato origine alla pretesa.

Il Fornitore non è in alcun caso responsabile per: (a) perdite indirette, incidentali, speciali o consequenziali; (b) mancato profitto, perdita di dati o perdita di opportunità commerciali; (c) sanzioni o penalità inflitte al Cliente dalle autorità di regolamentazione; (d) pretese avanzate da terzi nei confronti del Cliente.

Le limitazioni di cui sopra non si applicano in caso di danni causati con dolo o colpa grave, in caso di frode o laddove la limitazione sia vietata dalla legge.

12. Sospensione e risoluzione

Recesso da parte del Cliente: Il Cliente può recedere dal presente contratto in qualsiasi momento disdicendo l'abbonamento nella Piattaforma. Il recesso ha effetto alla scadenza del periodo pagato in corso.

Sospensione per mancato pagamento: In caso di mancato rinnovo dell'abbonamento (pagamento rifiutato da Paddle), l'accesso alla Piattaforma viene sospeso automaticamente alla scadenza del periodo pagato in corso. Il Cliente viene informato via email sia da Paddle sia dalla Piattaforma. L'accesso viene ripristinato automaticamente alla conferma del pagamento. Durante la sospensione i Dati del Cliente sono conservati intatti, per un periodo massimo di 60 giorni di calendario dalla data di sospensione.

Risoluzione per mancato pagamento: Se l'accesso resta sospeso per mancato pagamento per 60 giorni di calendario consecutivi, il Fornitore può risolvere unilateralmente il contratto mediante comunicazione scritta inviata 7 giorni di calendario prima della data di risoluzione. Dalla data di risoluzione, il Cliente dispone di una finestra di 30 giorni per esportare i Dati del Cliente, trascorsa la quale essi vengono cancellati in modo irreversibile.

Risoluzione da parte del Fornitore per altri motivi: Il Fornitore può risolvere il presente contratto con effetto immediato e senza indennizzo, mediante comunicazione scritta, se il Cliente: (a) viola in modo sostanziale il presente contratto e non pone rimedio alla violazione entro 15 giorni dalla notifica; (b) utilizza la Piattaforma per finalità illegali o fraudolente; (c) fornisce informazioni false al momento della registrazione; (d) è soggetto a procedura di insolvenza o liquidazione.

Effetti della risoluzione: Alla risoluzione, il Cliente ha il diritto di esportare i Dati del Cliente in formato CSV/PDF per 30 giorni dalla data di efficacia della risoluzione, trascorsi i quali il Fornitore cancellerà in modo irreversibile tutti i Dati del Cliente, ad eccezione dei dati che il Fornitore è legalmente obbligato a conservare.

13. Modifiche ai termini e al servizio

Il Fornitore può modificare il presente contratto con un preavviso minimo di 30 giorni di calendario, inviato via email all'indirizzo di contatto del Cliente e tramite un banner nella Piattaforma. Le modifiche hanno effetto dalla data indicata nella comunicazione. Se il Cliente non concorda con le modifiche, può recedere dal contratto prima della data di efficacia, senza penali, con rimborso pro rata degli importi pagati in anticipo.

Il Fornitore può aggiungere nuove funzionalità o modificare l'interfaccia della Piattaforma senza preavviso, a condizione che le funzionalità essenziali esistenti non ne risultino pregiudicate. La rimozione di funzionalità essenziali viene comunicata con almeno 30 giorni di anticipo.

14. Forza maggiore

Nessuna delle parti è responsabile per il ritardo o il mancato adempimento delle proprie obbligazioni causati da eventi di forza maggiore, intesi come circostanze indipendenti dalla volontà delle parti, imprevedibili e insormontabili: calamità naturali, atti di terrorismo, conflitti armati, pandemie dichiarate dalle autorità, gravi interruzioni dell'infrastruttura internet, atti delle autorità pubbliche. La parte interessata informa l'altra parte entro 5 giorni lavorativi dal verificarsi dell'evento.

15. Legge applicabile e risoluzione delle controversie

Il presente contratto è disciplinato dalla legge romena. Qualsiasi controversia derivante dal presente contratto o ad esso connessa sarà risolta in primo luogo in via amichevole, entro 30 giorni dalla notifica scritta all'altra parte. In mancanza di un accordo amichevole, le controversie saranno risolte dai tribunali competenti di Bucarest, Romania.

Per i clienti consumatori (persone fisiche che agiscono al di fuori della propria attività professionale) si applicano inoltre i diritti previsti dall'Ordinanza d'urgenza del Governo romeno n. 34/2014 sui diritti dei consumatori nei contratti a distanza. La piattaforma di risoluzione online delle controversie per i consumatori è: https://ec.europa.eu/consumers/odr

16. Disposizioni finali

• Intero accordo— Il presente contratto, unitamente all'Informativa sulla privacy, alla Cookie Policy e a qualsiasi Accordo sul trattamento dei dati, costituisce l'intero accordo tra le parti in relazione al suo oggetto.
• Clausola salvatoria— Qualora una clausola del presente contratto sia dichiarata invalida o inefficace, essa sarà interpretata nel modo più restrittivo possibile per renderla efficace oppure, ove ciò non sia possibile, sarà espunta senza pregiudicare il resto del contratto.
• Rinuncia— Il mancato o ritardato esercizio di un diritto da parte di una delle parti non costituisce rinuncia a tale diritto.
• Cessione— Il Cliente non può cedere i propri diritti o obblighi derivanti dal presente contratto senza il previo consenso scritto del Fornitore. Il Fornitore può cedere il contratto in caso di riorganizzazione societaria, fusione o acquisizione, dandone comunicazione al Cliente.
• Comunicazioni— Qualsiasi comunicazione formale sarà inviata via email agli indirizzi di contatto delle parti. Le comunicazioni si considerano ricevute 24 ore dopo la trasmissione, salvo che il mittente riceva una notifica di errore.
• Lingua— Il presente contratto è disponibile in romeno e in inglese. In caso di divergenze interpretative, per i Clienti al di fuori della Romania prevale la versione inglese.