Algemene gebruiksvoorwaarden

1. Definities

Voor de toepassing van deze overeenkomst hebben de onderstaande begrippen de volgende betekenis:

• "Platform"— de webapplicatie EU AI Comply, toegankelijk via euaicomply.eu, met inbegrip van alle bijbehorende functies, API's en documentatie.
• "Leverancier"— PFA Marian Matinca, een in Roemenië geregistreerde geautoriseerde eenmanszaak (persoană fizică autorizată), handelend onder het merk EU AI Comply; contact: [email protected]. Betalingen en facturering worden verwerkt door Paddle als Merchant of Record (zie sectie 5).
• "Klant"— de rechtspersoon of de gemachtigde natuurlijke persoon die een abonnement afsluit en het Platform gebruikt voor professionele of commerciële doeleinden.
• "Gebruiker"— iedere natuurlijke persoon die door de Klant is gemachtigd om via het account van de Klant toegang te krijgen tot het Platform.
• "Klantgegevens"— alle gegevens, documenten en informatie die door de Klant of door Gebruikers in het Platform worden geüpload, gegenereerd of opgeslagen.
• "Dienst"— het geheel van functies dat via het Platform ter beschikking wordt gesteld volgens het gekozen abonnementsplan.
• "Abonnement"— het recht om de Dienst gedurende de overeengekomen periode en onder de overeengekomen voorwaarden tegen betaling te gebruiken.
• "EU AI Act"— Verordening (EU) 2024/1689 van het Europees Parlement en de Raad betreffende artificiële intelligentie.

2. Aanvaarding van de voorwaarden

Door een account aan te maken, een Abonnement te activeren of het Platform te gebruiken, bevestigt de Klant dat: (a) hij deze overeenkomst heeft gelezen en begrepen; (b) hij handelingsbekwaam is en, indien hij namens een rechtspersoon handelt, bevoegd is om die rechtspersoon rechtsgeldig te binden; (c) hij deze voorwaarden onvoorwaardelijk aanvaardt.

Indien u niet instemt met een of meer van deze voorwaarden, bent u niet gerechtigd het Platform te gebruiken. Voortgezet gebruik na publicatie van bijgewerkte voorwaarden geldt als aanvaarding van de nieuwe versie.

3. Beschrijving van de Dienst en beperkingen

EU AI Comply biedt een multi-tenant SaaS-platform voor het beheren van de naleving van Verordening (EU) 2024/1689 (EU AI Act). De Dienst omvat, afhankelijk van het gekozen plan:

• Inventarisatie van AI-systemen en classificatie naar risiconiveau
• Beheer van de 28 verplichtingen uit de EU AI Act die van toepassing zijn op gebruiksverantwoordelijken en aanbieders
• Document Vault voor de opslag van technische en compliancedocumentatie
• FRIA-rapportgenerator (art. 27) en auditpakketten in PDF-formaat
• Beheer van ernstige incidenten (art. 73) en workflow voor melding aan autoriteiten
• Detector voor rolwisseling naar aanbieder (art. 25)
• Registratie van trainingen AI-geletterdheid (art. 4)
• Operationele logbestanden (art. 26) en een onveranderlijke audittrail

Essentiële beperkingen:

• Het Platform verstrekt geen juridisch of specialistisch advies en vervangt dit evenmin.
• De Leverancier garandeert niet dat het gebruik van het Platform volledige naleving van de EU AI Act of andere toepasselijke regelgeving waarborgt.
• Wetgevingsupdates (waaronder wijzigingen na de Omnibus) worden te goeder trouw verwerkt, maar kunnen achterlopen op de officiële publicatie.
• Door het Platform gegenereerde beoordelingen en classificaties zijn indicatief en moeten intern worden gevalideerd.

4. Registratie, account en beveiliging

De Klant is verantwoordelijk voor: (a) het verstrekken van juiste en volledige informatie bij de registratie; (b) het geheimhouden van de toegangsgegevens; (c) alle handelingen die onder zijn account worden verricht, al dan niet geautoriseerd; (d) het onmiddellijk melden van ongeautoriseerde toegang aan de Leverancier via [email protected].

Elk account is strikt persoonlijk en niet overdraagbaar. Het delen van toegangsgegevens tussen verschillende gebruikers is verboden. De Klant kan extra gebruikers toevoegen tot de limiet van het gekozen plan, via de uitnodigingsmechanismen in het Platform.

De Leverancier treft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, waaronder tweefactorauthenticatie (TOTP), versleuteling tijdens de overdracht (TLS 1.3) en strikte scheiding van gegevens per bedrijf, afgedwongen op applicatieniveau. De Klant begrijpt echter dat geen enkele beveiligingsoplossing een absolute garantie biedt.

5. Abonnementen, prijzen en facturering

Beschikbare plannen: Starter, Growth en Enterprise. De details van elk plan (prijzen, limieten, functies) worden gepubliceerd op euaicomply.eu/pricing en kunnen worden gewijzigd met een voorafgaande kennisgeving van 30 dagen.

Proefperiode: Alle plannen (Starter, Growth en Enterprise) omvatten een proefperiode van 14 dagen, zonder creditcard. Na afloop van de proefperiode wordt de toegang opgeschort indien geen betaald Abonnement wordt geactiveerd.

Betalingsverwerker — Paddle (Merchant of Record): Betalingstransacties worden verwerkt door Paddle.com Inc. (of Paddle Payments Ltd., naargelang het geval), dat optreedt als Merchant of Record (MoR) voor alle aankopen op het Platform. In die hoedanigheid reikt Paddle de belastingfacturen uit aan de Klant, int en draagt het btw af overeenkomstig de EU-regels (OSS — One Stop Shop) en beheert het terugbetalingen en chargebacks. De verkoopovereenkomst voor het Abonnement komt tot stand tussen de Klant en Paddle, niet tussen de Klant en EU AI Comply. De koopvoorwaarden van Paddle zijn beschikbaar op paddle.com/legal/buyers. Ons bestelproces wordt uitgevoerd door onze online reseller Paddle.com. Paddle.com is de Merchant of Record voor al onze bestellingen. Paddle behandelt alle klantvragen en verwerkt retouraanvragen, overeenkomstig het Terugbetalingsbeleid dat beschikbaar is op euaicomply.eu/nl/refunds.

Facturering: Abonnementen worden maandelijks of jaarlijks gefactureerd (met 20% korting bij jaarlijkse facturering), vooraf. De weergegeven prijzen zijn uitgedrukt in EUR en zijn exclusief btw. De toepasselijke btw wordt door Paddle berekend en geïnd op basis van de locatie van de Klant.

Betalingsachterstand: Bij niet-betaling van een factuur op de vervaldatum kan de Leverancier de toegang tot het Platform opschorten na een per e-mail verzonden kennisgeving met een termijn van 7 kalenderdagen. De toegang wordt hersteld binnen 24 uur na bevestiging van de betaling.

Opzegging en terugbetalingen: De Klant kan het Abonnement op elk moment vanuit het Platform opzeggen. De toegang blijft behouden tot het einde van de betaalde periode. Er worden geen pro-rata-terugbetalingen verstrekt voor ongebruikte perioden, behalve wanneer de opzegging het gevolg is van een wezenlijke wijziging van de Dienst of van een aan de Leverancier toerekenbare fout.

6. Gebruiksrechten en licentie

De Leverancier verleent de Klant een beperkte, niet-exclusieve, niet-overdraagbare en herroepbare licentie om het Platform uitsluitend te gebruiken voor de interne compliancedoeleinden van de organisatie van de Klant, gedurende de looptijd van het actieve Abonnement en in overeenstemming met deze overeenkomst.

Het volgende is verboden:

• Het kopiëren, herdistribueren of in sublicentie geven van het Platform of onderdelen daarvan
• Het gebruik van het Platform om tegen betaling compliancediensten aan derden te verlenen, zonder schriftelijke toestemming van de Leverancier
• Reverse engineering, decompilatie of disassemblage van de broncode van het Platform
• Het gebruik van het Platform voor illegale, frauduleuze of voor derden schadelijke activiteiten
• Pogingen om toegang te krijgen tot gegevens van andere klanten of om de geautoriseerde toegangslimieten te overschrijden
• Geautomatiseerd gebruik (scraping, crawling) zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Leverancier

7. Intellectuele eigendom

Het Platform, de broncode, het ontwerp, de classificatiealgoritmen, de documentsjablonen, de methodologieën en alle bijbehorende materialen zijn het exclusieve eigendom van de Leverancier of diens licentiegevers en worden beschermd door de Roemeense Wet nr. 8/1996 inzake auteursrecht en naburige rechten, alsmede door de toepasselijke EU-regelgeving.

Klantgegevens blijven het exclusieve eigendom van de Klant. De Leverancier verkrijgt geen intellectuele-eigendomsrechten op Klantgegevens. De Klant verleent de Leverancier een beperkte licentie om Klantgegevens uitsluitend te verwerken met het oog op de levering van de Dienst.

Feedback die de Klant aan de Leverancier verstrekt, mag zonder beperking worden gebruikt voor de verbetering van de Dienst, zonder enige verplichting tot vergoeding aan de Klant.

8. Klantgegevens en vertrouwelijkheid

De Leverancier slaat Klantgegevens op op servers die zich uitsluitend in de Europese Unie bevinden. De toegang tot Klantgegevens is technisch beperkt door strikte scheiding van gegevens per bedrijf, afgedwongen op applicatieniveau.

De Leverancier verschaft zich geen toegang tot Klantgegevens, behalve voor zover noodzakelijk voor: (a) de levering van de Dienst; (b) door de Klant gevraagde technische ondersteuning; (c) wettelijke verplichtingen. Medewerkers van de Leverancier die toegang hebben tot gegevens, zijn gebonden aan geheimhoudingsverplichtingen.

De verwerking van persoonsgegevens wordt beheerst door het Privacybeleid, beschikbaar op euaicomply.eu/privacy, dat integraal deel uitmaakt van deze overeenkomst. In het kader van de AVG treedt de Leverancier op als verwerker voor persoonsgegevens die in het Platform namens de Klant worden verwerkt. Een verwerkersovereenkomst (DPA) is op verzoek beschikbaar of inbegrepen in het Enterprise-plan.

9. Beschikbaarheid en serviceniveaus

De Leverancier levert redelijke inspanningen om het Platform beschikbaar te houden. De beoogde beschikbaarheid is 99,5% per maand voor de plannen Starter en Growth. Voor het Enterprise-plan is op verzoek een SLA met 99,9% uptime beschikbaar, via een afzonderlijk contractueel addendum.

Uitgesloten van de beschikbaarheidsberekening zijn: (a) gepland onderhoud, ten minste 48 uur van tevoren aangekondigd; (b) gevallen van overmacht; (c) storingen veroorzaakt door de Klant of door derden. De Leverancier informeert actieve Klanten over geplande onderhoudsperioden per e-mail en via de banner in het Platform.

10. Garanties en juridische disclaimer

De Leverancier garandeert dat: (a) hij over de rechten beschikt die nodig zijn om de Dienst te leveren; (b) hij redelijke beveiligingsmaatregelen zal treffen; (c) hij officieel gepubliceerde wetswijzigingen binnen de kortst redelijkerwijs mogelijke termijn zal verwerken.

Uitdrukkelijke uitsluitingen van aansprakelijkheid:

• Het Platform garandeert niet dat naleving van de EU AI Act of enige andere regelgeving wordt bereikt of behouden.
• Door het Platform gegenereerde risicoclassificaties en beoordelingen zijn indicatief; de eindverantwoordelijkheid voor de juiste classificatie van AI-systemen ligt bij de Klant.
• Het Platform vervangt niet de verplichting van de Klant om voor specifieke situaties een advocaat, een adviseur gegevensbescherming of een andere gekwalificeerde specialist te raadplegen.
• De Leverancier is niet aansprakelijk voor de gevolgen van zakelijke beslissingen die op basis van informatie in het Platform worden genomen.
• De inhoud van de Legal Library in het Platform wordt aangeboden als informatieve referentie en vormt geen officiële juridische interpretatie.

11. Beperking van aansprakelijkheid

Voor zover maximaal toegestaan door het toepasselijke recht, is de totale aansprakelijkheid van de Leverancier jegens de Klant voor enige vordering die voortvloeit uit of verband houdt met deze overeenkomst (ongeacht de rechtsgrond: overeenkomst, onrechtmatige daad, garantie of anderszins) beperkt tot het bedrag dat de Klant aan de Leverancier heeft betaald in de 12 maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die tot de vordering aanleiding gaf.

De Leverancier is in geen geval aansprakelijk voor: (a) indirecte, incidentele, bijzondere of gevolgschade; (b) winstderving, verlies van gegevens of verlies van zakelijke kansen; (c) boeten of sancties die door toezichthoudende autoriteiten aan de Klant worden opgelegd; (d) vorderingen van derden jegens de Klant.

De bovenstaande beperkingen gelden niet bij schade veroorzaakt door opzet of grove nalatigheid, bij fraude, of waar een beperking wettelijk verboden is.

12. Opschorting en beëindiging

Beëindiging door de Klant: De Klant kan deze overeenkomst op elk moment beëindigen door het Abonnement in het Platform op te zeggen. De beëindiging wordt van kracht bij het verstrijken van de lopende betaalde periode.

Opschorting wegens niet-betaling: Indien de verlenging van het Abonnement mislukt (betaling geweigerd door Paddle), wordt de toegang tot het Platform automatisch opgeschort bij het verstrijken van de lopende betaalde periode. De Klant wordt per e-mail geïnformeerd door zowel Paddle als het Platform. De toegang wordt automatisch hersteld na bevestiging van de betaling. Klantgegevens blijven tijdens de opschorting intact bewaard, gedurende maximaal 60 kalenderdagen vanaf de datum van opschorting.

Beëindiging wegens niet-betaling: Indien de toegang wegens niet-betaling gedurende 60 opeenvolgende kalenderdagen opgeschort blijft, kan de Leverancier de overeenkomst eenzijdig beëindigen door middel van een schriftelijke kennisgeving, verzonden 7 kalenderdagen vóór de beëindigingsdatum. Vanaf de beëindigingsdatum beschikt de Klant over een termijn van 30 dagen om Klantgegevens te exporteren, waarna deze onomkeerbaar worden verwijderd.

Beëindiging door de Leverancier op andere gronden: De Leverancier kan deze overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder schadevergoeding beëindigen, door middel van een schriftelijke kennisgeving, indien de Klant: (a) deze overeenkomst wezenlijk schendt en de schending niet binnen 15 dagen na kennisgeving herstelt; (b) het Platform gebruikt voor illegale of frauduleuze doeleinden; (c) bij de registratie onjuiste informatie verstrekt; (d) in staat van insolventie of liquidatie komt te verkeren.

Gevolgen van beëindiging: Bij beëindiging heeft de Klant het recht om Klantgegevens gedurende 30 dagen vanaf de effectieve beëindigingsdatum te exporteren in CSV-/PDF-formaat, waarna de Leverancier alle Klantgegevens onomkeerbaar verwijdert, met uitzondering van gegevens die de Leverancier wettelijk verplicht is te bewaren.

13. Wijzigingen van de voorwaarden en de dienst

De Leverancier kan deze overeenkomst wijzigen met een kennisgevingstermijn van ten minste 30 kalenderdagen, per e-mail aan het contactadres van de Klant en via een banner in het Platform. Wijzigingen worden van kracht op de in de kennisgeving vermelde datum. Indien de Klant niet met de wijzigingen instemt, kan hij de overeenkomst vóór de ingangsdatum beëindigen, zonder boete en met pro-rata-terugbetaling van vooruitbetaalde bedragen.

De Leverancier kan nieuwe functies toevoegen of de interface van het Platform wijzigen zonder voorafgaande kennisgeving, mits bestaande essentiële functies niet worden aangetast. Het intrekken van essentiële functies wordt ten minste 30 dagen van tevoren aangekondigd.

14. Overmacht

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor vertraging in of tekortkoming bij de nakoming van haar verplichtingen als gevolg van overmacht, opgevat als omstandigheden buiten de wil van de partijen die onvoorzienbaar en onoverkomelijk zijn: natuurrampen, terroristische daden, gewapende conflicten, door autoriteiten afgekondigde pandemieën, grote verstoringen van de internetinfrastructuur, handelingen van overheidsinstanties. De getroffen partij stelt de andere partij binnen 5 werkdagen na het intreden van de gebeurtenis daarvan in kennis.

15. Toepasselijk recht en geschillenbeslechting

Op deze overeenkomst is Roemeens recht van toepassing. Elk geschil dat voortvloeit uit of verband houdt met deze overeenkomst wordt eerst in der minne geschikt, binnen 30 dagen na schriftelijke kennisgeving aan de andere partij. Bij gebreke van een minnelijke schikking worden geschillen beslecht door de bevoegde rechter te Boekarest, Roemenië.

Voor klanten die consument zijn (natuurlijke personen die buiten hun beroepsactiviteit handelen), gelden daarnaast de rechten uit de Roemeense Noodverordening van de Regering nr. 34/2014 betreffende consumentenrechten bij op afstand gesloten overeenkomsten. Het platform voor onlinegeschillenbeslechting voor consumenten is: https://ec.europa.eu/consumers/odr

16. Slotbepalingen

• Volledige overeenkomst— Deze overeenkomst vormt samen met het Privacybeleid, het Cookiebeleid en een eventuele verwerkersovereenkomst (DPA) de volledige overeenkomst tussen de partijen met betrekking tot het onderwerp ervan.
• Scheidbaarheid— Indien een bepaling van deze overeenkomst ongeldig of niet-afdwingbaar wordt verklaard, wordt zij zo beperkt mogelijk uitgelegd om haar afdwingbaar te maken of, indien dat niet mogelijk is, afgescheiden zonder dat de rest van de overeenkomst wordt aangetast.
• Afstand van recht— Het niet of vertraagd uitoefenen van een recht door een van de partijen geldt niet als afstand van dat recht.
• Overdracht— De Klant mag zijn rechten of verplichtingen uit deze overeenkomst niet overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Leverancier. De Leverancier mag de overeenkomst overdragen in geval van een bedrijfsherstructurering, fusie of overname, met kennisgeving aan de Klant.
• Kennisgevingen— Elke formele kennisgeving wordt per e-mail verzonden aan de contactadressen van de partijen. Kennisgevingen worden geacht te zijn ontvangen 24 uur na verzending, tenzij de afzender een foutmelding ontvangt.
• Taal— Deze overeenkomst is beschikbaar in het Roemeens en het Engels. Bij interpretatieverschillen prevaleert voor Klanten buiten Roemenië de Engelse versie.