Nutzungsbedingungen

1. Begriffsbestimmungen

Für die Zwecke dieses Vertrags haben die folgenden Begriffe die nachstehend festgelegte Bedeutung:

• „Plattform“— die Webanwendung EU AI Comply, erreichbar unter euaicomply.eu, einschließlich aller zugehörigen Funktionen, APIs und Dokumentation.
• „Dienstanbieter“— PFA Marian Matinca, ein in Rumänien eingetragenes Einzelunternehmen (Persoană Fizică Autorizată), tätig unter der Marke EU AI Comply; Kontakt: [email protected]. Zahlungen und Rechnungsstellung werden von Paddle als Merchant of Record abgewickelt (siehe Abschnitt 5).
• „Kunde“— die juristische Person oder bevollmächtigte natürliche Person, die ein Abonnement abschließt und die Plattform zu beruflichen oder gewerblichen Zwecken nutzt.
• „Nutzer“— jede natürliche Person, die vom Kunden autorisiert ist, unter dem Konto des Kunden auf die Plattform zuzugreifen.
• „Kundendaten“— alle Daten, Dokumente und Informationen, die vom Kunden oder von Nutzern in die Plattform hochgeladen, dort erzeugt oder gespeichert werden.
• „Dienst“— die Gesamtheit der über die Plattform bereitgestellten Funktionen entsprechend dem gewählten Abonnementplan.
• „Abonnement“— das Recht, den Dienst für den vereinbarten Zeitraum und zu den vereinbarten Bedingungen gegen Entgelt zu nutzen.
• „EU AI Act“— Verordnung (EU) 2024/1689 des Europäischen Parlaments und des Rates über künstliche Intelligenz (KI-Verordnung).

2. Annahme der Bedingungen

Mit der Erstellung eines Kontos, der Aktivierung eines Abonnements oder der Nutzung der Plattform bestätigt der Kunde, dass er: (a) diesen Vertrag gelesen und verstanden hat; (b) geschäftsfähig ist und, sofern er im Namen einer juristischen Person handelt, befugt ist, diese rechtlich zu verpflichten; (c) diese Bedingungen vorbehaltlos akzeptiert.

Wenn Sie mit einer dieser Bedingungen nicht einverstanden sind, sind Sie nicht berechtigt, die Plattform zu nutzen. Die fortgesetzte Nutzung nach Veröffentlichung aktualisierter Bedingungen gilt als Annahme der neuen Fassung.

3. Beschreibung des Dienstes und Einschränkungen

EU AI Comply stellt eine mandantenfähige SaaS-Plattform für das Management der Compliance mit der Verordnung (EU) 2024/1689 (EU AI Act) bereit. Der Dienst umfasst, je nach gewähltem Plan:

• Inventarisierung von KI-Systemen und Klassifizierung nach Risikostufe
• Management der 28 Pflichten des EU AI Act für Betreiber und Anbieter
• Document Vault zur Speicherung technischer und Compliance-Dokumentation
• FRIA-Berichtsgenerator (Grundrechte-Folgenabschätzung, Art. 27) und Audit-Pakete im PDF-Format
• Management schwerwiegender Vorfälle (Art. 73) und Workflow für die Meldung an Behörden
• Erkennung des Rollenwechsels zum Anbieter (Art. 25)
• Nachweise über Schulungen zur KI-Kompetenz (Art. 4)
• Betriebsprotokolle (Art. 26) und unveränderlicher Audit-Trail

Wesentliche Einschränkungen:

• Die Plattform bietet keine Rechts- oder Fachberatung und ersetzt eine solche nicht.
• Der Dienstanbieter garantiert nicht, dass die Nutzung der Plattform die vollständige Einhaltung des EU AI Act oder anderer anwendbarer Vorschriften gewährleistet.
• Gesetzesaktualisierungen (einschließlich der Änderungen nach dem Omnibus) werden nach bestem Wissen integriert, können der amtlichen Veröffentlichung jedoch zeitlich nachlaufen.
• Von der Plattform erzeugte Bewertungen und Klassifizierungen sind unverbindliche Orientierungshilfen und müssen intern validiert werden.

4. Registrierung, Konto und Sicherheit

Der Kunde ist verantwortlich für: (a) die Angabe korrekter und vollständiger Informationen bei der Registrierung; (b) die Wahrung der Vertraulichkeit der Zugangsdaten; (c) alle unter seinem Konto vorgenommenen Handlungen, ob autorisiert oder nicht; (d) die unverzügliche Benachrichtigung des Dienstanbieters über jeden unbefugten Zugriff an [email protected].

Jedes Konto ist streng persönlich und nicht übertragbar. Die gemeinsame Nutzung von Zugangsdaten durch verschiedene Nutzer ist untersagt. Der Kunde kann über die Einladungsfunktionen der Plattform weitere Nutzer bis zur Obergrenze des gewählten Plans hinzufügen.

Der Dienstanbieter setzt geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen um, darunter Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP), Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS 1.3) und strikte, auf Anwendungsebene durchgesetzte Datentrennung je Unternehmen. Der Kunde nimmt jedoch zur Kenntnis, dass keine Sicherheitslösung eine absolute Garantie bietet.

5. Abonnements, Preise und Abrechnung

Verfügbare Pläne: Starter, Growth und Enterprise. Die Einzelheiten der einzelnen Pläne (Preise, Limits, Funktionen) werden unter euaicomply.eu/pricing veröffentlicht und können mit einer Ankündigungsfrist von 30 Tagen geändert werden.

Testzeitraum: Alle Pläne (Starter, Growth und Enterprise) beinhalten einen 14-tägigen Testzeitraum ohne Kreditkarte. Nach Ablauf des Testzeitraums wird der Zugang gesperrt, wenn kein kostenpflichtiges Abonnement aktiviert wird.

Zahlungsdienstleister — Paddle (Merchant of Record): Zahlungstransaktionen werden von Paddle.com Inc. (bzw. Paddle Payments Ltd., je nach Fall) abgewickelt, die als Merchant of Record (MoR) für alle über die Plattform getätigten Käufe auftritt. In dieser Funktion stellt Paddle dem Kunden Steuerrechnungen aus, erhebt die Mehrwertsteuer gemäß den EU-Vorschriften (OSS — One Stop Shop) und führt sie ab und wickelt Erstattungen und Rückbuchungen ab. Der Kaufvertrag über das Abonnement kommt zwischen dem Kunden und Paddle zustande, nicht zwischen dem Kunden und EU AI Comply. Die Käuferbedingungen von Paddle sind unter paddle.com/legal/buyers verfügbar. Unser Bestellvorgang wird von unserem Online-Reseller Paddle.com durchgeführt. Paddle.com ist der Merchant of Record für alle unsere Bestellungen. Paddle übernimmt sämtliche Kundendienstanfragen und wickelt Rückgaben gemäß der Erstattungsrichtlinie ab, die unter euaicomply.eu/en/refunds verfügbar ist.

Abrechnung: Abonnements werden monatlich oder jährlich (mit 20 % Rabatt bei jährlicher Abrechnung) im Voraus abgerechnet. Die angezeigten Preise sind in EUR angegeben und verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer. Die anwendbare Mehrwertsteuer wird von Paddle entsprechend dem Standort des Kunden berechnet und erhoben.

Zahlungsverzug: Bei Nichtzahlung einer Rechnung bei Fälligkeit kann der Dienstanbieter den Zugang zur Plattform nach einer per E-Mail übermittelten Ankündigung mit einer Frist von 7 Kalendertagen sperren. Der Zugang wird innerhalb von 24 Stunden nach Zahlungsbestätigung wiederhergestellt.

Kündigung und Erstattungen: Der Kunde kann das Abonnement jederzeit über die Plattform kündigen. Der Zugang bleibt bis zum Ende des bezahlten Zeitraums bestehen. Anteilige Erstattungen für nicht genutzte Zeiträume werden nicht gewährt, es sei denn, die Kündigung beruht auf einer wesentlichen Änderung des Dienstes oder auf einem vom Dienstanbieter zu vertretenden Fehler.

6. Nutzungsrechte und Lizenz

Der Dienstanbieter gewährt dem Kunden eine beschränkte, nicht ausschließliche, nicht übertragbare und widerrufliche Lizenz zur Nutzung der Plattform ausschließlich für die internen Compliance-Zwecke der Organisation des Kunden, für die Dauer des aktiven Abonnements und in Übereinstimmung mit diesem Vertrag.

Untersagt sind:

• das Kopieren, Weiterverbreiten oder Unterlizenzieren der Plattform oder ihrer Komponenten
• die Nutzung der Plattform zur entgeltlichen Erbringung von Compliance-Dienstleistungen für Dritte ohne schriftliche Zustimmung des Dienstanbieters
• Reverse Engineering, Dekompilieren oder Disassemblieren des Quellcodes der Plattform
• die Nutzung der Plattform für rechtswidrige, betrügerische oder Dritte schädigende Aktivitäten
• der Versuch, auf Daten anderer Kunden zuzugreifen oder autorisierte Zugriffsgrenzen zu überschreiten
• die automatisierte Nutzung (Scraping, Crawling) ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Dienstanbieters

7. Geistiges Eigentum

Die Plattform, der Quellcode, das Design, die Klassifizierungsalgorithmen, die Dokumentvorlagen, die Methodiken und alle zugehörigen Materialien sind ausschließliches Eigentum des Dienstanbieters oder seiner Lizenzgeber und durch das rumänische Gesetz Nr. 8/1996 über das Urheberrecht und verwandte Schutzrechte sowie durch die anwendbaren EU-Vorschriften geschützt.

Kundendaten bleiben ausschließliches Eigentum des Kunden. Der Dienstanbieter erwirbt keine Rechte des geistigen Eigentums an Kundendaten. Der Kunde gewährt dem Dienstanbieter eine beschränkte Lizenz zur Verarbeitung der Kundendaten ausschließlich zum Zweck der Erbringung des Dienstes.

Vom Kunden an den Dienstanbieter übermitteltes Feedback darf ohne Einschränkung zur Verbesserung des Dienstes verwendet werden, ohne dass eine Vergütungspflicht gegenüber dem Kunden entsteht.

8. Kundendaten und Vertraulichkeit

Der Dienstanbieter speichert Kundendaten auf Servern, die sich ausschließlich in der Europäischen Union befinden. Der Zugriff auf Kundendaten ist technisch durch strikte, auf Anwendungsebene durchgesetzte Datentrennung je Unternehmen beschränkt.

Der Dienstanbieter greift nur dann auf Kundendaten zu, wenn dies erforderlich ist für: (a) die Erbringung des Dienstes; (b) vom Kunden angeforderten technischen Support; (c) gesetzliche Verpflichtungen. Mitarbeiter des Dienstanbieters, die auf Daten zugreifen, unterliegen Vertraulichkeitspflichten.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach der Datenschutzerklärung unter euaicomply.eu/privacy, die integraler Bestandteil dieses Vertrags ist. Im Sinne der DSGVO handelt der Dienstanbieter als Auftragsverarbeiter für personenbezogene Daten, die in der Plattform im Auftrag des Kunden verarbeitet werden. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist auf Anfrage erhältlich oder im Enterprise-Plan enthalten.

9. Verfügbarkeit und Service-Level

Der Dienstanbieter unternimmt angemessene Anstrengungen, um die Plattform verfügbar zu halten. Die Zielverfügbarkeit beträgt 99,5 % pro Monat für die Pläne Starter und Growth. Für den Enterprise-Plan ist auf Anfrage ein SLA mit 99,9 % Verfügbarkeit über einen gesonderten Vertragszusatz erhältlich.

Von der Verfügbarkeitsberechnung ausgenommen sind: (a) geplante Wartungsarbeiten, die mindestens 48 Stunden im Voraus angekündigt werden; (b) Ereignisse höherer Gewalt; (c) Störungen, die vom Kunden oder von Dritten verursacht werden. Der Dienstanbieter informiert aktive Kunden über geplante Wartungsfenster per E-Mail und über das Banner in der Plattform.

10. Gewährleistungen und rechtlicher Haftungsausschluss

Der Dienstanbieter gewährleistet, dass er: (a) über die für die Erbringung des Dienstes erforderlichen Rechte verfügt; (b) angemessene Sicherheitsmaßnahmen umsetzt; (c) amtlich veröffentlichte Gesetzesänderungen in der kürzest vernünftigerweise möglichen Zeit integriert.

Ausdrückliche Haftungsausschlüsse:

• Die Plattform garantiert nicht das Erreichen oder die Aufrechterhaltung der Compliance mit dem EU AI Act oder einer anderen Vorschrift.
• Von der Plattform erzeugte Risikoklassifizierungen und Bewertungen sind unverbindliche Orientierungshilfen; die letztliche Verantwortung für die korrekte Klassifizierung von KI-Systemen liegt beim Kunden.
• Die Plattform ersetzt nicht die Obliegenheit des Kunden, für konkrete Situationen einen Anwalt, einen Datenschutzberater oder einen anderen qualifizierten Spezialisten zu konsultieren.
• Der Dienstanbieter haftet nicht für die Folgen geschäftlicher Entscheidungen, die auf Grundlage von Informationen aus der Plattform getroffen werden.
• Die Inhalte der Legal Library in der Plattform dienen als informative Referenz und stellen keine offizielle Rechtsauslegung dar.

11. Haftungsbeschränkung

Soweit nach anwendbarem Recht zulässig, ist die Gesamthaftung des Dienstanbieters gegenüber dem Kunden für sämtliche Ansprüche aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag (unabhängig von der Rechtsgrundlage: Vertrag, unerlaubte Handlung, Gewährleistung oder Sonstiges) auf den Betrag beschränkt, den der Kunde in den 12 Monaten vor dem anspruchsbegründenden Ereignis an den Dienstanbieter gezahlt hat.

Der Dienstanbieter haftet in keinem Fall für: (a) indirekte, beiläufig entstandene, besondere oder Folgeschäden; (b) entgangenen Gewinn, Datenverlust oder entgangene Geschäftschancen; (c) Geldbußen oder Sanktionen, die dem Kunden von Aufsichts- oder Regulierungsbehörden auferlegt werden; (d) Ansprüche Dritter gegen den Kunden.

Die vorstehenden Beschränkungen gelten nicht bei vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachten Schäden, bei Betrug oder soweit eine Beschränkung gesetzlich unzulässig ist.

12. Sperrung und Beendigung

Kündigung durch den Kunden: Der Kunde kann diesen Vertrag jederzeit durch Kündigung des Abonnements in der Plattform beenden. Die Beendigung wird mit Ablauf des laufenden bezahlten Zeitraums wirksam.

Sperrung wegen Nichtzahlung: Schlägt die Verlängerung des Abonnements fehl (Zahlung von Paddle abgelehnt), wird der Zugang zur Plattform mit Ablauf des laufenden bezahlten Zeitraums automatisch gesperrt. Der Kunde wird sowohl von Paddle als auch von der Plattform per E-Mail benachrichtigt. Nach Zahlungsbestätigung wird der Zugang automatisch wiederhergestellt. Die Kundendaten bleiben während der Sperrung für höchstens 60 Kalendertage ab dem Sperrdatum unverändert erhalten.

Beendigung wegen Nichtzahlung: Bleibt der Zugang wegen Nichtzahlung 60 aufeinanderfolgende Kalendertage gesperrt, kann der Dienstanbieter den Vertrag durch schriftliche Mitteilung mit einer Frist von 7 Kalendertagen vor dem Beendigungsdatum einseitig beenden. Ab dem Beendigungsdatum hat der Kunde ein Zeitfenster von 30 Tagen, um die Kundendaten zu exportieren; danach werden sie unwiderruflich gelöscht.

Beendigung durch den Dienstanbieter aus anderen Gründen: Der Dienstanbieter kann diesen Vertrag mit sofortiger Wirkung und ohne Entschädigung durch schriftliche Mitteilung beenden, wenn der Kunde: (a) diesen Vertrag wesentlich verletzt und die Verletzung nicht innerhalb von 15 Tagen nach Benachrichtigung behebt; (b) die Plattform für rechtswidrige oder betrügerische Zwecke nutzt; (c) bei der Registrierung falsche Angaben macht; (d) Gegenstand eines Insolvenz- oder Liquidationsverfahrens wird.

Folgen der Beendigung: Nach der Beendigung hat der Kunde das Recht, die Kundendaten 30 Tage lang ab dem Wirksamkeitsdatum der Beendigung im CSV-/PDF-Format zu exportieren; danach löscht der Dienstanbieter alle Kundendaten unwiderruflich, mit Ausnahme der Daten, zu deren Aufbewahrung der Dienstanbieter gesetzlich verpflichtet ist.

13. Änderungen der Bedingungen und des Dienstes

Der Dienstanbieter kann diesen Vertrag mit einer Frist von mindestens 30 Kalendertagen per E-Mail an die Kontaktadresse des Kunden und über ein Banner in der Plattform ändern. Änderungen werden zu dem in der Mitteilung genannten Datum wirksam. Ist der Kunde mit den Änderungen nicht einverstanden, kann er den Vertrag vor dem Wirksamkeitsdatum ohne Vertragsstrafen kündigen; im Voraus gezahlte Beträge werden anteilig erstattet.

Der Dienstanbieter kann ohne Vorankündigung neue Funktionen hinzufügen oder die Oberfläche der Plattform ändern, sofern bestehende wesentliche Funktionen nicht beeinträchtigt werden. Die Einstellung wesentlicher Funktionen wird mit einer Frist von mindestens 30 Tagen angekündigt.

14. Höhere Gewalt

Keine der Parteien haftet für Verzögerungen oder die Nichterfüllung ihrer Pflichten aufgrund von Ereignissen höherer Gewalt, verstanden als vom Willen der Parteien unabhängige, unvorhersehbare und unabwendbare Umstände: Naturkatastrophen, Terrorakte, bewaffnete Konflikte, von Behörden erklärte Pandemien, schwerwiegende Störungen der Internetinfrastruktur, Maßnahmen öffentlicher Stellen. Die betroffene Partei benachrichtigt die andere Partei innerhalb von 5 Werktagen nach Eintritt des Ereignisses.

15. Anwendbares Recht und Streitbeilegung

Dieser Vertrag unterliegt rumänischem Recht. Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag werden zunächst einvernehmlich beigelegt, innerhalb von 30 Tagen nach schriftlicher Benachrichtigung der anderen Partei. Kommt keine einvernehmliche Einigung zustande, werden Streitigkeiten von den zuständigen Gerichten in Bukarest, Rumänien, entschieden.

Für Kunden, die Verbraucher sind (natürliche Personen, die außerhalb ihrer beruflichen Tätigkeit handeln), gelten zusätzlich die Rechte aus der rumänischen Dringlichkeitsverordnung der Regierung Nr. 34/2014 über Verbraucherrechte bei Fernabsatzverträgen. Die Plattform zur Online-Streitbeilegung für Verbraucher ist: https://ec.europa.eu/consumers/odr

16. Schlussbestimmungen

• Gesamte Vereinbarung— Dieser Vertrag bildet zusammen mit der Datenschutzerklärung, der Cookie-Richtlinie und einem etwaigen Auftragsverarbeitungsvertrag die gesamte Vereinbarung zwischen den Parteien in Bezug auf seinen Gegenstand.
• Salvatorische Klausel— Wird eine Klausel dieses Vertrags für unwirksam oder nicht durchsetzbar erklärt, ist sie so eng wie möglich auszulegen, um ihre Durchsetzbarkeit herzustellen, oder, falls dies nicht möglich ist, abzutrennen, ohne dass der übrige Vertrag davon berührt wird.
• Verzicht— Die Nichtausübung oder verzögerte Ausübung eines Rechts durch eine Partei stellt keinen Verzicht auf dieses Recht dar.
• Abtretung— Der Kunde darf seine Rechte oder Pflichten aus diesem Vertrag nicht ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Dienstanbieters abtreten. Der Dienstanbieter kann den Vertrag im Fall einer Umstrukturierung, Fusion oder Übernahme mit Benachrichtigung des Kunden übertragen.
• Mitteilungen— Formelle Mitteilungen werden per E-Mail an die Kontaktadressen der Parteien gesendet. Mitteilungen gelten 24 Stunden nach Übermittlung als zugegangen, sofern der Absender keine Fehlermeldung erhält.
• Sprache— Dieser Vertrag ist in rumänischer und englischer Sprache verfügbar. Bei Auslegungsdivergenzen hat für Kunden außerhalb Rumäniens die englische Fassung Vorrang.