Conditions générales d’utilisation

1. Définitions

Aux fins du présent contrat, les termes suivants ont la signification indiquée ci-dessous :

• « Plateforme »— l’application web EU AI Comply, accessible à l’adresse euaicomply.eu, y compris l’ensemble des fonctionnalités, API et documentations associées.
• « Prestataire »— PFA Marian Matinca, entreprise individuelle autorisée immatriculée en Roumanie, opérant sous la marque EU AI Comply ; contact : [email protected]. Les paiements et la facturation sont traités par Paddle en qualité de Merchant of Record (voir la section 5).
• « Client »— la personne morale ou la personne physique autorisée qui souscrit un abonnement et utilise la Plateforme à des fins professionnelles ou commerciales.
• « Utilisateur »— toute personne physique autorisée par le Client à accéder à la Plateforme sous le compte du Client.
• « Données du Client »— l’ensemble des données, documents et informations téléversés, générés ou stockés par le Client ou les Utilisateurs dans la Plateforme.
• « Service »— l’ensemble des fonctionnalités mises à disposition via la Plateforme selon le plan d’abonnement choisi.
• « Abonnement »— le droit d’utiliser le Service pendant la période et aux conditions convenues, moyennant paiement.
• « EU AI Act »— le règlement (UE) 2024/1689 du Parlement européen et du Conseil sur l’intelligence artificielle.

2. Acceptation des conditions

En créant un compte, en activant un abonnement ou en utilisant la Plateforme, le Client confirme : (a) qu’il a lu et compris le présent contrat ; (b) qu’il a la capacité juridique et, s’il agit pour le compte d’une personne morale, le pouvoir d’engager juridiquement cette entité ; (c) qu’il accepte sans réserve les présentes conditions.

Si vous n’êtes pas d’accord avec l’une quelconque de ces conditions, vous n’êtes pas autorisé à utiliser la Plateforme. La poursuite de l’utilisation après la publication de conditions mises à jour vaut acceptation de la nouvelle version.

3. Description du Service et limitations

EU AI Comply fournit une plateforme SaaS multi-tenant pour la gestion de la conformité au règlement (UE) 2024/1689 (EU AI Act). Le Service comprend, selon le plan choisi :

• Inventaire des systèmes d’IA et classification par niveau de risque
• Gestion des 28 obligations de l’EU AI Act applicables aux déployeurs et aux fournisseurs
• Document Vault pour le stockage de la documentation technique et de conformité
• Générateur de rapports FRIA (art. 27) et packs d’audit au format PDF
• Gestion des incidents graves (art. 73) et flux de notification aux autorités
• Détecteur de basculement vers le rôle de fournisseur (art. 25)
• Registres de formation à la maîtrise de l’IA (art. 4)
• Journaux d’exploitation (art. 26) et piste d’audit immuable

Limitations essentielles :

• La Plateforme ne fournit pas et ne remplace pas un conseil juridique ou spécialisé.
• Le Prestataire ne garantit pas que l’utilisation de la Plateforme assure une conformité totale à l’EU AI Act ou aux autres réglementations applicables.
• Les mises à jour législatives (y compris les modifications post-Omnibus) sont intégrées de bonne foi, mais peuvent accuser un décalage par rapport à la publication officielle.
• Les évaluations et classifications générées par la Plateforme sont indicatives et doivent être validées en interne.

4. Inscription, compte et sécurité

Le Client est responsable : (a) de fournir des informations exactes et complètes lors de l’inscription ; (b) de préserver la confidentialité des identifiants d’accès ; (c) de toutes les actions effectuées sous son compte, qu’elles soient autorisées ou non ; (d) de notifier immédiatement au Prestataire tout accès non autorisé, à l’adresse [email protected].

Chaque compte est strictement personnel et non transférable. Le partage d’identifiants entre différents utilisateurs est interdit. Le Client peut ajouter des utilisateurs supplémentaires dans la limite du plan choisi, via les mécanismes d’invitation de la Plateforme.

Le Prestataire met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées, notamment l’authentification à deux facteurs (TOTP), le chiffrement en transit (TLS 1.3) et une isolation stricte des données par entreprise, appliquée au niveau applicatif. Le Client comprend toutefois qu’aucune solution de sécurité n’offre de garantie absolue.

5. Abonnements, tarifs et facturation

Plans disponibles : Starter, Growth et Enterprise. Le détail de chaque plan (prix, limites, fonctionnalités) est publié sur euaicomply.eu/pricing et peut être modifié moyennant un préavis de 30 jours.

Période d’essai : Tous les plans (Starter, Growth et Enterprise) incluent une période d’essai de 14 jours, sans carte bancaire. À l’expiration de la période d’essai, l’accès est suspendu si aucun abonnement payant n’est activé.

Processeur de paiement — Paddle (Merchant of Record) : Les transactions de paiement sont traitées par Paddle.com Inc. (ou Paddle Payments Ltd., selon le cas), agissant en qualité de Merchant of Record (MoR) pour tous les achats effectués sur la Plateforme. À ce titre, Paddle émet les factures fiscales au Client, collecte et reverse la TVA conformément aux règles de l’UE (OSS — guichet unique), et gère les remboursements et les rétrofacturations (chargebacks). Le contrat de vente de l’abonnement est conclu entre le Client et Paddle, et non entre le Client et EU AI Comply. Les conditions d’utilisation de Paddle applicables aux acheteurs sont disponibles à l’adresse paddle.com/legal/buyers. Notre processus de commande est assuré par notre revendeur en ligne Paddle.com. Paddle.com est le Merchant of Record pour toutes nos commandes. Paddle prend en charge l’ensemble des demandes du service client et gère les retours, conformément à la Politique de remboursement disponible à l’adresse euaicomply.eu/en/refunds.

Facturation : Les abonnements sont facturés mensuellement ou annuellement (avec une remise de 20 % pour la facturation annuelle), d’avance. Les prix affichés sont exprimés en EUR et s’entendent hors TVA. La TVA applicable est calculée et collectée par Paddle en fonction de la localisation du Client.

Retards de paiement : En cas de non-paiement d’une facture à son échéance, le Prestataire peut suspendre l’accès à la Plateforme après un préavis de 7 jours calendaires envoyé par e-mail. L’accès est rétabli dans les 24 heures suivant la confirmation du paiement.

Résiliation et remboursements : Le Client peut résilier l’abonnement à tout moment depuis la Plateforme. L’accès se poursuit jusqu’à la fin de la période payée. Aucun remboursement au prorata des périodes non utilisées n’est effectué, sauf si la résiliation est causée par une modification substantielle du Service ou par une erreur imputable au Prestataire.

6. Droits d’utilisation et licence

Le Prestataire accorde au Client une licence limitée, non exclusive, non transférable et révocable d’utilisation de la Plateforme, aux seules fins de conformité interne de l’organisation du Client, pendant la durée de l’abonnement actif et conformément au présent contrat.

Sont interdits :

• La copie, la redistribution ou la concession en sous-licence de la Plateforme ou de ses composants
• L’utilisation de la Plateforme pour fournir des services de conformité à des tiers contre rémunération, sans l’accord écrit du Prestataire
• L’ingénierie inverse, la décompilation ou le désassemblage du code source de la Plateforme
• L’utilisation de la Plateforme à des fins illégales, frauduleuses ou préjudiciables à des tiers
• Toute tentative d’accéder aux données d’autres clients ou de dépasser les limites d’accès autorisées
• L’utilisation automatisée (scraping, crawling) sans l’accord écrit préalable du Prestataire

7. Propriété intellectuelle

La Plateforme, le code source, le design, les algorithmes de classification, les modèles de documents, les méthodologies et tous les supports associés sont la propriété exclusive du Prestataire ou de ses concédants et sont protégés par la loi roumaine n° 8/1996 sur le droit d’auteur et les droits voisins, ainsi que par les réglementations européennes applicables.

Les Données du Client demeurent la propriété exclusive du Client. Le Prestataire n’acquiert aucun droit de propriété intellectuelle sur les Données du Client. Le Client accorde au Prestataire une licence limitée de traitement des Données du Client, aux seules fins de la fourniture du Service.

Les retours (feedback) transmis par le Client au Prestataire peuvent être utilisés sans restriction pour l’amélioration du Service, sans aucune obligation d’indemnisation du Client.

8. Données du Client et confidentialité

Le Prestataire stocke les Données du Client sur des serveurs situés exclusivement dans l’Union européenne. L’accès aux Données du Client est techniquement restreint par une isolation stricte des données par entreprise, appliquée au niveau applicatif.

Le Prestataire n’accède pas aux Données du Client, sauf lorsque cela est nécessaire pour : (a) la fourniture du Service ; (b) le support technique demandé par le Client ; (c) le respect d’obligations légales. Le personnel du Prestataire qui accède aux données est soumis à des obligations de confidentialité.

Le traitement des données à caractère personnel est régi par la Politique de confidentialité disponible à l’adresse euaicomply.eu/privacy, qui fait partie intégrante du présent contrat. Dans le contexte du RGPD, le Prestataire agit en qualité de sous-traitant pour les données à caractère personnel traitées dans la Plateforme pour le compte du Client. Un accord de traitement des données (DPA) est disponible sur demande ou inclus dans le plan Enterprise.

9. Disponibilité et niveaux de service

Le Prestataire déploie des efforts raisonnables pour maintenir la Plateforme disponible. La disponibilité cible est de 99,5 % par mois pour les plans Starter et Growth. Pour le plan Enterprise, un SLA de disponibilité de 99,9 % est disponible sur demande, par avenant contractuel distinct.

Sont exclus du calcul de la disponibilité : (a) la maintenance planifiée, annoncée au moins 48 heures à l’avance ; (b) les événements de force majeure ; (c) les dysfonctionnements causés par le Client ou par des tiers. Le Prestataire informe les Clients actifs des périodes de maintenance planifiée par e-mail et via le bandeau de la Plateforme.

10. Garanties et avertissement juridique

Le Prestataire garantit : (a) qu’il détient les droits nécessaires à la fourniture du Service ; (b) qu’il mettra en œuvre des mesures de sécurité raisonnables ; (c) qu’il intégrera les modifications législatives officiellement publiées dans les plus brefs délais raisonnablement possibles.

Exclusions expresses de responsabilité :

• La Plateforme ne garantit pas l’obtention ni le maintien de la conformité à l’EU AI Act ou à toute autre réglementation.
• Les classifications de risque et les évaluations générées par la Plateforme sont indicatives ; la responsabilité finale de la classification correcte des systèmes d’IA incombe au Client.
• La Plateforme ne dispense pas le Client de son obligation de consulter un avocat, un consultant en protection des données ou tout autre spécialiste qualifié pour les situations spécifiques.
• Le Prestataire n’est pas responsable des conséquences des décisions commerciales prises sur la base des informations de la Plateforme.
• Le contenu de la Legal Library de la Plateforme est fourni à titre de référence informative et ne constitue pas une interprétation juridique officielle.

11. Limitation de responsabilité

Dans la mesure maximale permise par le droit applicable, la responsabilité totale du Prestataire envers le Client, pour toute réclamation découlant du présent contrat ou s’y rapportant (quel qu’en soit le fondement juridique : contractuel, délictuel, garantie ou autre), est limitée au montant payé par le Client au Prestataire au cours des 12 mois précédant l’événement à l’origine de la réclamation.

Le Prestataire ne saurait en aucun cas être tenu responsable : (a) des pertes indirectes, accessoires, spéciales ou consécutives ; (b) de la perte de profit, de la perte de données ou de la perte d’opportunités commerciales ; (c) des amendes ou sanctions infligées au Client par des autorités de régulation ; (d) des réclamations formulées par des tiers à l’encontre du Client.

Les limitations ci-dessus ne s’appliquent pas en cas de dommage causé intentionnellement ou par négligence grave, en cas de fraude, ou lorsque la limitation est interdite par la loi.

12. Suspension et résiliation

Résiliation par le Client : Le Client peut résilier le présent contrat à tout moment en annulant l’abonnement dans la Plateforme. La résiliation prend effet à l’expiration de la période payée en cours.

Suspension pour non-paiement : En cas d’échec du renouvellement de l’abonnement (paiement rejeté par Paddle), l’accès à la Plateforme est automatiquement suspendu à l’expiration de la période payée en cours. Le Client est notifié par e-mail à la fois par Paddle et par la Plateforme. L’accès est automatiquement rétabli dès la confirmation du paiement. Les Données du Client sont conservées intactes pendant la suspension, pour une durée maximale de 60 jours calendaires à compter de la date de suspension.

Résiliation pour non-paiement : Si l’accès reste suspendu pour non-paiement pendant 60 jours calendaires consécutifs, le Prestataire peut résilier unilatéralement le contrat par notification écrite adressée 7 jours calendaires avant la date de résiliation. À compter de la date de résiliation, le Client dispose d’une fenêtre de 30 jours pour exporter les Données du Client, après quoi celles-ci sont supprimées de manière irréversible.

Résiliation par le Prestataire pour d’autres motifs : Le Prestataire peut résilier le présent contrat avec effet immédiat et sans indemnité, par notification écrite, si le Client : (a) viole de manière substantielle le présent contrat et ne remédie pas au manquement dans les 15 jours suivant la notification ; (b) utilise la Plateforme à des fins illégales ou frauduleuses ; (c) fournit de fausses informations lors de l’inscription ; (d) fait l’objet d’une procédure d’insolvabilité ou de liquidation.

Effets de la résiliation : À la résiliation, le Client a le droit d’exporter les Données du Client au format CSV/PDF pendant 30 jours à compter de la date effective de résiliation, après quoi le Prestataire supprimera de manière irréversible toutes les Données du Client, à l’exception des données que le Prestataire est légalement tenu de conserver.

13. Modifications des conditions et du service

Le Prestataire peut modifier le présent contrat moyennant un préavis d’au moins 30 jours calendaires, adressé par e-mail à l’adresse de contact du Client et via un bandeau dans la Plateforme. Les modifications prennent effet à la date indiquée dans la notification. Si le Client n’est pas d’accord avec les modifications, il peut résilier le contrat avant la date d’entrée en vigueur, sans pénalités, avec remboursement au prorata des montants payés d’avance.

Le Prestataire peut ajouter de nouvelles fonctionnalités ou modifier l’interface de la Plateforme sans préavis, à condition que les fonctionnalités essentielles existantes ne soient pas affectées. Le retrait de fonctionnalités essentielles est communiqué avec un préavis d’au moins 30 jours.

14. Force majeure

Aucune des parties n’est responsable du retard ou de l’inexécution de ses obligations causés par des événements de force majeure, entendus comme des circonstances indépendantes de la volonté des parties, imprévisibles et insurmontables : catastrophes naturelles, actes de terrorisme, conflits armés, pandémies déclarées par les autorités, perturbations majeures de l’infrastructure Internet, actes des autorités publiques. La partie affectée notifie l’autre partie dans les 5 jours ouvrables suivant la survenance de l’événement.

15. Droit applicable et résolution des litiges

Le présent contrat est régi par le droit roumain. Tout litige découlant du présent contrat ou s’y rapportant est d’abord résolu à l’amiable, dans les 30 jours suivant la notification écrite adressée à l’autre partie. À défaut d’accord amiable, les litiges sont soumis aux juridictions compétentes de Bucarest, Roumanie.

Pour les clients ayant la qualité de consommateurs (personnes physiques agissant en dehors de leur activité professionnelle), les droits prévus par l’ordonnance d’urgence du gouvernement roumain n° 34/2014 relative aux droits des consommateurs dans les contrats à distance s’appliquent également. La plateforme de règlement en ligne des litiges de consommation est : https://ec.europa.eu/consumers/odr

16. Dispositions finales

• Intégralité de l’accord— Le présent contrat, avec la Politique de confidentialité, la Politique de cookies et tout accord de traitement des données, constitue l’intégralité de l’accord entre les parties concernant son objet.
• Divisibilité— Si une clause du présent contrat est déclarée invalide ou inapplicable, elle est interprétée de la manière la plus restrictive possible afin de la rendre applicable ou, si cela n’est pas possible, elle est écartée sans affecter le reste du contrat.
• Renonciation— Le fait pour l’une des parties de ne pas exercer un droit, ou de tarder à l’exercer, ne vaut pas renonciation à ce droit.
• Cession— Le Client ne peut céder ses droits ou obligations au titre du présent contrat sans l’accord écrit préalable du Prestataire. Le Prestataire peut céder le contrat en cas de restructuration, de fusion ou d’acquisition, moyennant notification au Client.
• Notifications— Toute notification formelle est envoyée par e-mail aux adresses de contact des parties. Les notifications sont réputées reçues 24 heures après leur transmission, sauf si l’expéditeur reçoit une notification d’erreur.
• Langue— Le présent contrat est disponible en roumain et en anglais. En cas de divergence d’interprétation, la version anglaise prévaut pour les Clients situés hors de Roumanie.